Le publipostage avec Access

Il faut avant toute chose définir la source de données et la destination de ces données.

La source n'est plus une surprise, c'est une base de données Access et principalement une table qui contiendra les données relatives aux personnes ou organisations.

Ces données devront au moins contenir un nom, éventuellement un prénom, une adresse. Certaines petites choses vont ajouter un cachet supplémentaire, comme le sexe, _.

Pour la première partie du tuto, nous allons utiliser la base de données fournie en exemple avec Office, "Comptoir.mdb". Un document principal de fusion sera aussi nécessaire pour permettre le publipostage.

Dans notre cas, les données sont existantes et il suffit simplement d'utiliser ce qui nous est fournis.

Un document principal de fusion, c'est un document Word qui contient les champs de fusion. On peut facilement visualiser ces champs par leur couleur grise lors de leur sélection.

Pour arriver à ce document, il faut réaliser certaines actions.

Création d'un nouveau document. Pour ce document, on peut soit utiliser une lettre ou tout autre document existant.

Afficher la barre d'outils fusion et publipostage.

Si elle n'est pas visible, le fait d'aller dans le menu Outil :: Fusion et Publipostage fait apparaître la barre d'outils.

Le premier outil permet de choisir le type de document que nous allons réaliser.

La boîte de dialogue associée.

Les choix proposés sont sans équivoque.

Le second bouton permet de choisir la source de données.

S'ouvre alors la boîte de dialogue traditionnelle permettant de choisir un fichier qui sera de préférence un MDB.

Pour éviter d'avoir trop d'enregistrements, nous allons utiliser la table Employés.

La table client aurait aussi pu convenir, mais elle comporte plus d'enregistrements et le but n'est pas de faire une longue liste.

La partie qui nous intéresse le plus est la suivante :

L'insertion des champs de fusion. Ce sont ces champs qui vont recevoir les données en provenance d'Access.

Ces champs, on les choisit dans une liste. Cette liste reprend les champs présents dans la table Employés.

Pour le reste, c'est un document presque normal.

Il est possible de vérifier que les champs que nous avons choisis sont bien des champs de fusion en cliquant sur le champ. Une fois sélectionné, le champ devient gris

Il ne reste plus qu'a sauvegarder le document.

Une fois sauvegardé, le document devient un document principal de fusion.

C'est en quelque sorte un document qui est prêt à être fusionné.

Lors de ces étapes, un assistant s'est normalement ouvert. Si l'on continue avec l'assistant, on finira avec un document fusionné. Ce n'est pas réellement ce qui nous intéresse.

La première chose à faire, c'est de copier la base de données comptoir dans un répertoire différent j'ai choisi le répertoire suivant sur mon PC, mais un autre répertoire fera tout aussi bien l'affaire : "C:\Local Data\Access\Publipostage\". Ce qui sera important, c'est d'avoir l DB et les documents dans le même répertoire.

Le répertoire d'origine est :

" C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\SAMPLES\comptoir.mdb ".

Le choix s'est porté sur cette base de données car elle contient tout ce dont nous avons besoin, y compris les données.

La première étape est l'ajout d'un nouveau module. Nous nommerons ce module "Publipostage".

Dans ce module, nous allons ajouter une procédure pour effectuer le publipostage.

Cette procédure sera appelée "MergeIt()"

Cette procédure est assez simple.

Sub MergeIt()
Dim objWord As Word.Document
Set objWord = GetObject("C:\Local Data\Access\Publipostage\Publipostage.doc", "Word.Document")
' Rend Word visible important puisque la fusion se fait à l'écran.
objWord.Application.Visible = True
' Sélectionne .la base de données Comptoir comme source de données pour la fusion
objWord.MailMerge.OpenDataSource _
		Name:="C:\Local Data\Access\Publipostage\Comptoir.mdb", _
		LinkToSource:=True, _
		Connection:="TABLE Employés", _
		SQLStatement:="SELECT * FROM [Employés]"
' Exécution de la fusion.
objWord.MailMerge.Execute
Set objWord = Nothing
					
End Sub

Le principe est aussi assez simple, on va ouvrir Word et piloter Word depuis Access avec une procédure propre à Word, le MailMerge, qui est la fonction de publipostage.

Ce formulaire va servir à lancer la procédure de publipostage.

Pour ce faire, nous allons créer un formulaire simple sans l'aide de l'assistant.

Nouveau Formulaire en mode création.

Pour être créatif, le formulaire recevra le nom "Publipostage"

Sur ce formulaire, nous allons placer un bouton. Le nom de ce bouton sera cmdMergeIt.

Dans la fenêtre des propriétés et sur l'évènement Click du bouton, nous allons faire appel au générateur de code.

Private Sub cmdMergeIt_Click()

Call MergeIt

End Sub

Le bouton va donc appeler la procédure qui va exécuter la fusion.

Comme pour l'exemple précédent, nous allons utiliser la base de données Comptoir et un nouveau document Word "BM Publipostage.doc".

Il faut créer un nouveau document Word dans lequel nous allons insérer des signets.

Pour insérer les signets, Insérer :: Signets.

Le plus simple est de se positionner sur le document exactement où l'on insère le signet. C'est à cet emplacement que le texte sera inséré.

Pour vérifier que les signets ont correctement été mis en place, la vérification se fait comme suit.

Edition :: Atteindre : une boîte de dialogue s'ouvre, on choisit l'objet que l'on veut atteindre, dans notre cas, Signet et une liste des signets disponible apparaît, il suffit de choisir le signet que l'on veut atteindre, et le curseur va se déplacer à l'endroit du signet.

Une fois de plus, nous allons avoir besoin d'un module. Le module publipostage semble être tout indiqué.

Sub MergeBM()
Dim wApp As Word.Application
Dim chemin As String
Dim rs As DAO.Recordset
Dim db As DAO.Database
Dim sql As String
sql = "SELECT * from Employés"

Set db = CurrentDb
Set rs = db.OpenRecordset(sql)
Set wApp = New Word.Application
    chemin = currentproject.path
wApp.Visible = True

While Not rs.EOF
With wApp
    .Documents.Open (chemin & _\BM Publipostage.doc_)
    .ActiveDocument.Bookmarks("nom").Range.Text = rs.Fields("nom")
    .ActiveDocument.Bookmarks("prenom").Range.Text = rs.Fields("prénom")
    .ActiveDocument.PrintOut
    .ActiveDocument.Close (wdDoNotSaveChanges)
End With
rs.MoveNext
Wend
rs.Close
Set rs = Nothing
db.Close
Set db = Nothing

Set wApp = Nothing
End Sub

Par le même principe que dans l'exemple précédent, on va prendre contrôle de Word en Access.

Pour extraire les données pour le publipostage, nous allons utiliser un recordset qui contiendra les données de la table. Pour chaque enregistrement, nous allons créer un nouveau document, ensuite après impression, le fermer sans enregistrer les changements.

Pour l'édition du document, nous allons nous positionner sur les signets et y insérer le texte issu de notre DB.

Comme nous avons déjà un formulaire, le plus simple est de reprendre ce formulaire.

On va y ajouter un second bouton pour effectuer notre publipostage avec recordset et bookmark.

Le nom de ce bouton, pour faire dans l'originalité sera "cmdMergeBM".

Private Sub cmdMergeBM_Click()

Call MergeBM

End Sub

Ce second bouton fera appel à notre procédure.

Comme la base de données comptoir ne convenait pas vraiment à cette partie, j'ai refait une base de données disponible en téléchargement.

Cette base de données simule de façon très sommaire une gestion de contrat avec clauses contractuelle.

La base de données comportera quatre tables.

Tous les Id sont numériques et lorsqu'ils sont en clé primaire, ce sont des NuméroAuto.

Les formulaires clauses et clients ont été faits à l'aide de l'assistant.

Le formulaire d'accueil

Ce formulaire permet de naviguer vers les trois formulaires de manipulation de données.

Seul le formulaire contrat permet de faire le transfert des données Access vers Word.

Code qui permet de faire appel à la procédure de transfert au départ du formulaire contrat.

Private Sub CmdExportWord_Click()
Call TrfText(idContrat)

End Sub

Sans grande surprise, c'est le bouton export vers Word qui va à l'aide d'une procédure transférer les données dans un document Word.

Le Document Word, sera un document vide avec comme nom de fichier "contrat.doc".

Le fichier devra être dans le même répertoire que la base de données par exemple :"c:\Local Data\Access\Publipostage\"

'******************************************************************************
'*  Procédure pour l'export de texte vers un document Word
'*  Utilisé dans le cadre d'un tuto pour le publipostage
'*
'******************************************************************************
Public Sub TrfText(idctrt As Integer)
Dim rs01 As Recordset
Dim rs02 As Recordset 'recordset de la table client
Dim rs03 As Recordset 'recordset de la table clause
Dim db As Database
Dim stSQL01 As String
Dim stSQL02 As String
Dim stSQL03 As String
Dim strChemin As string
strChemin = CurrentProject.Path
Dim wApp As Word.Application
Set wApp = New Word.Application
wApp.Visible = True 'permet d'afficher à l'écran le transfert de texte

'ouverture du document Word
wApp.Documents.Open strChemin & "\contrat.doc"
stSQL01 = "Select * from tblcontrat where idcontrat =" & idctrt
Set db = CurrentDb
Set rs01 = db.OpenRecordset(stSQL01) 'défnition du premier recordset table contrat
'insérer le code d'appel pour insertion dans Word
With wApp.Selection
	.TypeParagraph 'ajoute une ligne en Word
    .TypeText "Contrat  " 'insertion de donnée de type texte
    .TypeText rs01.Fields("idContrat") 'insertion des données issues du recordset
    .TypeParagraph
    .TypeText "En date du  " & rs01.Fields("dtDate")
    .TypeParagraph
    .TypeParagraph
End With
stSQL02 = "select * from tblclient where idclient =" & rs01.Fields("idclient").Value
Set rs02 = db.OpenRecordset(stSQL02) 'définition du second recordset table client
With wApp.Selection
     .TypeParagraph
     .TypeParagraph
     .TypeText rs02.Fields("sttitre") & " " & rs02.Fields("stNom")
     .TypeParagraph
     .TypeText rs02.Fields("stAdresse")
     .TypeParagraph
     .TypeText rs02.Fields("stCP") & "  " & rs02.Fields("stville")
     .TypeParagraph
     .TypeParagraph
End With

stSQL03 = "SELECT tblContrat.idContrat, tblClause.idClause, tblClause.stRubrique, " _& 
          "tblClause.stClause " _ & 
		  "FROM tblContrat INNER JOIN (tblClause INNER JOIN tblDetailContrat " _ & 
		  "ON tblClause.idClause = tblDetailContrat.idClause) "_ &
		  "ON tblContrat.idContrat = tblDetailContrat.idContrat " _& 
		  "WHERE tblContrat.idContrat= " & rs01.Fields("idcontrat")
Set rs03 = db.OpenRecordset(stSQL03) 'définition de roisième recordset table clause
	While Not rs03.EOF 'boucle pour récuperer les enreistrments de la table liée
		With wApp.Selection
	        .TypeText rs03.Fields("strubrique")
	        .TypeParagraph
	        .TypeText rs03.Fields("stclause")
	        .TypeParagraph
	        .TypeParagraph
        End With
    rs03.MoveNext
	Wend
' libération des objets
'afin de pourvoir manipuler le fichier Word, l'application n'est pas fermée
Set rs01 = Nothing
Set rs02 = Nothing
Set rs03 = Nothing
Set db = Nothing
End Sub

Dans l'appel de la procédure, on va mettre en argument le numéro du contrat qui est la base de tous les autres éléments. Cet état est reflété par la position centrale de la table contrat dans la DB.

De ce fait, la procédure peut être appelée de n'importe où dans l'application.

L'argument passé à la procédure va permettre de sélectionner l'enregistrement principal dans la table contrat. De cet enregistrement, et pas le biais des relations, on va obtenir les autres enregistrements qui nous seront utiles.

Pour obtenir ces valeurs, nous allons utiliser des Recordsets basés sur du sql. On va récupérer les données du premier Reccordset pour sélectionner les suivants.

Pour la clause stSQL03, qui semble assez complexe, j'ai utilisé le QBE de Access.

Il ne reste plus qu'à effectuer un copier coller dans le module et ajouter un critère Where " WHERE tblContrat.idContrat= " & rs01.Fields("idcontrat")"

La clause sql terminée

stSQL03 = "SELECT tblContrat.idContrat, tblClause.idClause, tblClause.stRubrique, tblClause.stClause 
FROM tblContrat INNER JOIN (tblClause INNER JOIN tblDetailContrat ON tblClause.idClause = tblDetailContrat.idClause) 
ON tblContrat.idContrat = tblDetailContrat.idContrat WHERE tblContrat.idContrat= " & rs01.Fields("idcontrat")

L'extraction du Recordset est simple.

Un fois le Recordset extrait, il faut le parcourir pour en extraire tous les enregistrements et les transférer.

Une simple boucle qui va se terminer à la fin du fichier "rs03.EOF". Au cours de la boucle les données seront écrites dans le document word.